Antes do primeiro processo

1. Em Configurações, confira os signatários (nome, posto por extenso e função) e preencha o contato padrão e a dotação padrão.
2. Ainda em Configurações, envie os PDFs das Portarias 02/2026 (OD) e 25/2026 (agentes). Se houver, envie também a portaria do OD substituto.
3. Em Catálogo, clique em Importar tabela e escolha o arquivo catalogo-bacs.csv (CATMAT e CATSER juntos). Leva menos de um minuto e só precisa ser feito uma vez.

Abrir uma dispensa

1. No Painel, clique em Nova dispensa. O número já vem preenchido.
2. Informe NUP, data de abertura, natureza e o objeto de forma curta e genérica (ex.: “Aquisição de materiais elétricos”, “Contratação de serviço de pintura automotiva”). Esse texto vai para a capa, os termos e o Aviso; os itens detalhados ficam só nas tabelas. Se preferir, clique em “Usar sugestão pelos itens”.
3. Atalho: se a pesquisa foi feita no Compras.gov, clique em Importar pesquisa (PDF) e escolha o relatório detalhado. O sistema cria os itens com código, unidade, quantidade e preços (menor, média e mediana) e usa a média, ou o que você escolher em “Valor estimado pela”.
4. Ao digitar o objeto, o sistema sugere os PDMs do catálogo. Clique no PDM para ver os itens dele e digite mais palavras (cor, capacidade) para refinar. Escolha o item, digite a quantidade e os 3 orçamentos. Anexe o PDF de cada orçamento no botão “+ PDF”.
5. Em ETP, Mapa de Riscos e TR, o padrão é elaborar o ETP e o MR simplificados e o Termo de Referência. Se quiser, escreva a justificativa da necessidade; se deixar em branco, o sistema monta pelo objeto e pelo setor. Os textos podem ser copiados para o ETP digital e o TR digital do Compras.gov.
6. Anexe o DFD (e o relatório do Painel, se usar). Clique em Salvar.
7. Clique em Gerar todos os documentos (.zip). O arquivo sai com as peças numeradas na ordem da autuação.
8. Extraia o .zip (botão direito → Extrair tudo) e dê dois cliques em Converter tudo em PDF. Em alguns segundos abre a pasta PDF com todas as peças e os orçamentos, prontos para assinar.
9. Copie os textos do quadro Textos para o Aviso e cole no Compras.gov.

Fazer uma DFD para o setor

1. No menu, clique em Demandas (DFD) e depois em Nova DFD.
2. Preencha setor, data prevista, natureza e o objeto curto. Ao sair do objeto, a justificativa padrão aparece sozinha: ajuste com o motivo real.
3. Informe o responsável do setor (posto, nome, NIP e função) e inclua os itens pelo catálogo ou como item manual. O valor estimado é opcional.
4. Clique em Baixar DFD (.docx) para o responsável assinar.
5. Quando for instruir, clique em Abrir processo e escolha dispensa ou adesão: o processo já abre com setor, objeto, justificativa, responsável, itens e a DFD anexada.

Abrir uma adesão a ata

1. No Painel, clique em Nova adesão a ata. Informe NUP, data, natureza e o objeto curto.
2. No quadro Ata de Registro de Preços, clique em Anexar e ler a ata. O sistema preenche número, UASG, órgão gerenciador, vigência, fornecedor e a tabela de itens com os preços registrados. Confira e corrija o que for preciso.
3. Digite a quantidade a aderir só nos itens que a Base quer. O sistema mostra o limite de 50% de cada item e avisa se passar.
4. Em Pesquisa de mercado, lance os 3 orçamentos (ou a mediana do Painel) de cada item escolhido. O sistema compara com o preço da ata e calcula a economia.
5. Baixe o Modelo de carta de aceite (já preenchido com os itens) e mande para a empresa. Peça a autorização do gerenciador no Compras.gov (ou use o ofício gerado).
6. Anexe a carta de aceite assinada, a autorização do gerenciador, o edital/TR da licitação de origem e o DFD. Depois clique em Gerar todos os documentos (.zip).
7. Depois da autorização do gerenciador, a contratação deve ser feita em até 90 dias, dentro da vigência da ata (Decreto 11.462/2023, art. 31, §2º).

Depois da sessão pública

Abra o processo pelo Painel, mude a situação e informe o valor contratado e a empresa vencedora. O sistema calcula o desconto em relação ao valor estimado.

Cuidados

Os dados ficam no navegador deste computador. Não renomeie nem mova o arquivo do sistema sem antes baixar um backup. Os PDFs anexados também vão no backup.